Partes interesadas

Responsabilidades

Talento Humano y Servicio al cliente

Primer punto de contacto y responsable funcional de la tramitación de la SDT:

·       Talento Humano para trabajadores (todas las SDT relacionados con el empleo); y,

·       Servicio al cliente para otros Titulares.

Iniciar y llevar a cabo el proceso paso a paso definido por Campoecuador, Camporo y Campsatelital para gestionar las SDT hasta su finalización, incluida la recopilación de datos.

·       Elevar las solicitudes complejas o que entrañen cierto grado de riesgo a Legal para apoyar el proceso de revisión pertinente y prestar apoyo y asesoramiento. Esto incluirá:

o   Todas las solicitudes de acceso de los asociados;

o   Las SDT están relacionadas con un denunciante o proceden de una persona insatisfecha susceptible de emprender acciones legales;

o   Solicitudes de acceso complejas de cualquier categoría de Titular; y,

o   Cualquier situación en la que se haya identificado un riesgo para la empresa.

·       Comunicar las SDT a Tecnología de la Información para que ésta lo haga:

o   Llevar a cabo las búsquedas de los datos personales relevantes para la SDT, actuando sobre los correspondientes propietarios de los datos personales del sistema; y,

o   Coordinar el cumplimiento de las SDT con los propietarios de los sistemas.

·       Mantenga un registro de todas las SDT en el que se detallen las medidas adoptadas en respuesta, incluidas las fechas, los tipos de solicitudes y el tiempo de respuesta para finalizar cada solicitud. Esto puede registrarse en un sistema, si existe.

Tecnología de la información

·       Determinar las soluciones digitales adecuadas y prestar apoyo permanente a las soluciones tecnológicas.

·       Coordinar la interfaz entre el proceso de la SDT y los propietarios de sistemas de datos personales.

·       Proporcionar apoyo clave en los inventarios de datos para encontrar los sistemas pertinentes donde residen los datos personales aplicables a la SDT para apoyar la corrección.

·       Solicitudes de borrado, bloqueo o anonimización: si los datos personales que deben borrarse, bloquearse o anonimizarse se compartieron con terceros/otras organizaciones.

Equipo de protección de datos personales

·       Asesorar y supervisar la coordinación de las investigaciones internas a este respecto. Orientar, entre otras cosas, sobre la implantación de herramientas tecnológicas para gestionar las solicitudes de los Titulares (en colaboración con el departamento informático y/o jurídico) o los procesos en los que la unidad de negocio debe realizar esta tarea manualmente.

·       Servir de punto de escalada para Legal en caso de cuestiones complejas.

·       Determinar la escalada interna según sea necesario.

Legal

·       Apoyar el cumplimiento de las SDT, incluida la metodología de búsqueda que debe aplicarse y, en el caso de una solicitud de acceso, revisar la respuesta sustantiva y el conjunto de datos de acuerdo con los requisitos legales locales y las orientaciones del Equipo de protección de datos personales.

·       Garantizar que las solicitudes de acceso se revisan de acuerdo con los requisitos legales y el riesgo.

Acción

Detalle

Acción No. 1

Registrar los datos y la fecha de la solicitud

a.      Documentar la SDT en el registro de solicitudes de derechos del Titular; y,

b.     Enviar mensualmente una copia del registro de solicitudes de derechos del Titular al Equipo de Protección de Datos Personales por el correo electrónico:

pdc@parquedelapaz.com

Acción

Detalle

Acción No. 2

Reconocer, comprobar, validar y confirmar

a.      Acuse inmediatamente recibo de la SDT;

b.     Marque los plazos aplicables para responder a tiempo la SDT;

·       Campoecuador, Camporo y Campsatelital se comprometen a responder a todas las SDT conforme determina la LOPDP.

·       Por lo general, la respuesta debe producirse en un plazo de 15 días a partir de la recepción de la SDT, de acuerdo con la LOPDP.

c.      Confirmar la identidad del Titular;

·       Solicitar una copia de su cédula o pasaporte.

d.      Revisar la información facilitada por el Titular;

·       Si la información facilitada no es suficiente para actuar en la SDT (por ejemplo, no hay información suficiente para determinar si se cumple alguno de los criterios y el ámbito de aplicación), deberá solicitarse la información adecuada.

·       El Equipo Legal apoyará en caso de que no se este seguro de que exista información adecuada para verificar la solicitud.

e.      Confirme que el Titular puede ejercer el derecho solicitado conforme la LOPDP.  Si no está seguro, póngase en contacto con el Equipo Legal.

Acción No. 3

Acción de la SDT: una búsqueda “razonable y proporcionada” de datos personales proporcional al alcance de la SDT.

a.      Para las SDT específicas: cuando el Titular ha sido específico sobre la información implicada en la SDT, y/o su localización, la búsqueda se debe emprender según lo dirigido por el individuo, considerando lo siguiente:

·       ¿Ha limitado su solicitud a documentos o correos electrónicos concretos?

·       ¿Ha especificado la persona dónde puede encontrar la información?

·       ¿Ha limitado la búsqueda a un periodo determinado?

·       ¿Ha limitado su solicitud a intercambios con personas concretas (lo que significa que puede ser necesario acceder a correos electrónicos)?

·       ¿Qué sistemas y aplicaciones pueden contener información?

·       ¿Qué discos duros de ordenador pueden contener la información?

·       ¿Podrían incluirse los datos personales en ficheros impresos?

b.     Para las SDT genéricas: si el Titular no ha limitado su solicitud, se deben buscar todos los datos personales, teniendo en cuenta lo siguiente:

·       Búsqueda de correos electrónicos en un servidor comparándolos con los nombres de las personas que tienen más probabilidades de disponer de la información solicitada (por ejemplo, el jefe del empleado).

·       Búsqueda de documentos en el disco duro de un ordenador.

·       Búsqueda en los sistemas y aplicaciones de Campoecuador, Camporo y Campsatelital.

·       Buscando en archivos impresos (si procede).

·       Búsqueda de palabras clave en combinación con el nombre del solicitante.

·       Sistemas de terceros en los que pueda almacenarse la información.

c.      Para todas las solicitudes de objeción: También debe tenerse en cuenta lo siguiente:

·       Cuando la solicitud se limite a actividades de tratamiento específicas: si deben cesar las actividades de tratamiento específicas.

·       Objeción de marketing directo: si el solicitante se opone a los usos de los datos personales por parte de Campoecuador, Camporo y Campsatelital. Los datos para fines de marketing directo, Campoecuador, Camporo y Campsatelital deben cesar el tratamiento automáticamente.

Acción No. 4

Pasar al Equipo Legal: En caso necesario, remita las SDT más complejos al equipo jurídico. Sigue siendo responsabilidad de Talento Humano y Servicio al Cliente recuperar y revisar los datos siguiendo los consejos y/o instrucciones del equipo jurídico. Ejemplos:

a.      Todas las SDT de los trabajadores;

b.     Las SDT están relacionados con un denunciante o proceden de una persona insatisfecha susceptible de emprender acciones legales;

c.      Solicitudes de acceso complejas de cualquier categoría de Titular;

d.      Cualquier situación en la que se haya identificado un riesgo para la empresa.

e.      Solicitudes de oposición: Si el Registro de Tratamiento de Datos de Campoecuador, Camporo y Campsatelital. indica que los datos personales se tratan sobre la base de los intereses legítimos de Campoecuador, Camporo y Campsatelital consulte a Legal para considerar si Campoecuador, Camporo y Campsatelital tratan los datos personales para un propósito imperioso (y por lo tanto la SDT debe ser denegado), incluyendo:

·       Cumplimiento de una obligación legal específica.

·       Detección y prevención del fraude.

f.       Solicitudes de acceso y portabilidad: los siguientes tipos de información deben tenerse en cuenta y discutirse con el Legal antes de conceder la SDT:

·       Información relativa a la prevención de la delincuencia.

·       Información relativa a las negociaciones con el solicitante.

·       Previsiones o planes de gestión (es necesario considerar en qué medida la solicitud puede perjudicar el desarrollo de la actividad empresarial).

·       Referencias confidenciales dadas por Campoecuador, Camporo y Campsatelital.

·       Información amparada por el privilegio legal o la retención legal, que engloba ambos:

o   privilegio del asesoramiento jurídico (es decir, el asesoramiento prestado por un profesional del Derecho o solicitado a éste); y

o   privilegio de litigio (es decir, información creada por cualquier persona en previsión de un litigio).

·       Datos personales brutos facilitados por el solicitante.

·       Datos personales brutos recogidos automáticamente como resultado de la actividad del solicitante.

·       Información para proteger los derechos de otras personas (por ejemplo, para los asociados, cuando un compañero de trabajo ha dicho algo delicado o potencialmente embarazoso sobre el Titular).

·       Para las solicitudes de acceso de asociados y consultores/representantes: se puede considerar un enfoque basado en el riesgo por el que se excluyan los correos electrónicos u otros documentos a los que el solicitante ya tenga acceso, lo que incluiría correos electrónicos que haya enviado, recibido o en los que haya sido copiado.

g.      Solicitudes de eliminación: los siguientes tipos de información deben considerarse y discutirse con Legal antes de conceder la SDT:

·       Cualquier información que haya sido tratada sobre la base de cualquier otro fundamento jurídico distinto del consentimiento.

·       Datos que siguen siendo necesarios para el fin para el que se recogieron.

·       La conservación es necesaria para cumplir una obligación legal (por ejemplo, prevención de delitos, obligaciones de seguridad social, obligaciones fiscales).

·       Información amparada por el secreto profesional o la reserva legal que engloba ambos:

o   privilegio del asesoramiento jurídico (es decir, el asesoramiento prestado por un profesional del Derecho o solicitado a éste); y

o   privilegio de litigio (es decir, información creada por cualquier persona en previsión de un litigio).

o   La retención es necesaria porque todavía hay una deuda pendiente.

Acción No. 5

Redacte la información cuando sea necesario (para solicitudes de acceso y oposición): La siguiente información debe ser redactada antes de ser proporcionada:

·       Información confidencial de la empresa que no constituye datos personales.

·       Datos personales relativos a otras personas, a menos que éstas hayan autorizado por escrito la divulgación de sus datos.

Cuando los datos personales de terceros se entremezclan con los datos personales de los Titulares (en ausencia de consentimiento) de tal forma que resulta imposible suprimir la información de terceros, debe consultarse al equipo jurídico para que aplique una prueba de ponderación (es decir, si los derechos de los terceros a la protección de su intimidad pesan más que los derechos de los titulares a recibir una copia de sus datos).

Acción No. 6

No corregir (para solicitudes de corrección): Los siguientes tipos de información no deben corregirse:

·       Datos cuya exactitud no puede comprobarse adecuadamente; y,

·       Datos personales de terceros, a menos que el tercero consienta en la corrección.

Acción

Detalle

Acción No. 7

Completar la “revisión de sentido común”: Una vez realizada la búsqueda y obtenidos los registros pertinentes, debe realizarse una “revisión de sentido común”.

Acción No. 8

Preparar el paquete de divulgación (para solicitudes de acceso y portabilidad): Una vez identificada la información exenta e irrelevante (datos no personales) y aplicadas las supresiones, debe prepararse un paquete “limpio” de documentos para su divulgación al Titular.

El paquete de divulgación debe enviarse por el mismo medio por el que se recibió la solicitud, es decir, si la solicitud se recibió por correo electrónico, el paquete de divulgación también debe enviarse electrónicamente (normalmente en forma de carpeta zip, enviada con protección por contraseña o a través de un sitio seguro de transferencia de archivos).

Acción No. 9

Preparar y enviar la respuesta a la SDT: Debe prepararse una respuesta formal a la SDT (como una carta de presentación), alineada con Legal, y enviarse al Titular pertinente tras la aprobación del Equipo Legal. Esta respuesta debe informar:

·       Cómo y por qué se han tratado los datos personales de los Titulares;

·       Los resultados de la SDT, es decir, si se ha concedido o denegado la SDT; y,

·       Si la SDT fue denegada, los motivos de dicha denegación (si es posible facilitar dichos motivos y no existe ningún requisito legal o reglamentario para no revelarlos).